Wie fehlende A1- oder Freistellungsbescheinigungen auf der Baustelle richtig teuer werden können

Auf Baustellen arbeiten oft Beschäftigte aus mehreren Firmen, Ländern und Zeitzonen – und genau hier entstehen häufig Haftungs- und Steuerfallen. Zwei Dokumente, deren Fehlen regelmäßig besonders schmerzhaft wird, sind die A1-Bescheinigung (Nachweis zur Sozialversicherung bei Entsendung ins EU-/EWR-Ausland) und die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG (Schutz vor dem Einbehalt der Bauabzugssteuer).

Was bei fehlenden Papieren passieren kann — und wie Generalunternehmer (GUs) und Nachunternehmer (NU) sich am besten absichern — liest du hier.

Wenn die A1 fehlt: Bußgelder, doppelte Beiträge und Baustopp

Die A1-Bescheinigung beweist gegenüber Behörden im Ausland, dass für einen entsandten Mitarbeitenden weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Herkunftslandes gilt.

Fehlt die Bescheinigung bei Kontrollen, drohen unmittelbare Folgen:

• Bußgelder (je nach Land bis zu 5.000 € pro Mitarbeiter)
• Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen im Einsatzland
• Im Extremfall: Baustopp oder Zutrittsverbot

Kurz gesagt: Keine A1 = finanzielles Risiko pro Arbeitnehmer + möglicher Stillstand auf der Baustelle.

Fehlt die Freistellungsbescheinigung: 15 % gehen direkt ans Finanzamt

Für Bauleistungen sieht das deutsche Steuerrecht ein besonderes Sicherungsverfahren vor:
Fehlt dem Bauunternehmer die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, ist der Auftraggeber verpflichtet, 15 % des Rechnungsbetrags (ohne Umsatzsteuer) einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.

Das soll Steuerhinterziehung im Baugewerbe vorbeugen – bedeutet aber:
Wenn der Auftraggeber das versäumt, haftet er selbst für die Bauabzugssteuer, inklusive Zinsen und eventueller Säumniszuschläge.

Wer haftet? Spoiler: der Generalunternehmer

Gerade bei komplexen Projekten mit mehreren Nachunternehmern gilt:
Der Auftraggeber (häufig der GU) haftet für die korrekte Anwendung der Bauabzugssteuer-Regeln.

Liegt also keine gültige Freistellungsbescheinigung vor und werden die 15 % nicht einbehalten, kann das Finanzamt den Auftraggeber für die ausstehende Steuer in Anspruch nehmen.
Das kann schnell schwerwiegende Liquiditätsprobleme verursachen – besonders, wenn mehrere Rechnungen betroffen sind.

Rechenbeispiel

Ein Nachunternehmer stellt eine Netto-Rechnung über 50.000 €.
Fehlt die Freistellungsbescheinigung, sind 15 % = 7.500 € an das Finanzamt abzuführen.

Wenn der GU das übersieht, muss er die 7.500 € nachzahlen – oft zuzüglich Zinsen und Bußgeldern.
Damit ist der mögliche Schaden mehr als zehnmal so hoch wie die Kosten eines Jahres für ein professionelles Dokumentenmanagement-System.

Weitere finanzielle Folgen und Risiken

• Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen (bei fehlender A1)
• Liquiditätsdruck durch Steuerabzüge oder Nachzahlungen
• Vertragsstrafen, Regressforderungen oder verlorene Aufträge
• Negativer Eindruck bei Kontrollen durch Zoll, BG Bau oder Finanzamt
• Reputationsschaden bei Auftraggebern und PartnernWie sich Tenera rechnet – vor allem, wenn etwas schiefläuft

Viele Bauunternehmen unterschätzen, wie viel Zeit und Geld in die Verwaltung von Nachunternehmer-Dokumenten fließt – und wie teuer es wird, wenn nur ein einziges Dokument fehlt.

Tenera reduziert diesen Aufwand drastisch und schützt gleichzeitig vor den typischen Bußgeldern und Steuerabzügen.

📊 Ohne Tenera:

Ohne ein digitales System wie Tenera entstehen schnell vermeidbare Kosten:

• Fehlende A1-Bescheinigung:
  Bei Kontrollen drohen Bußgelder von bis zu 5.000 € pro Mitarbeiter und mögliche Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen.
• Fehlende Freistellungsbescheinigung:
  Wird keine gültige Bescheinigung vorgelegt, behält das Finanzamt 15 % Bauabzugssteuer ein – zum Beispiel 7.500 € bei einer 50.000 €-Rechnung.
• Manuelle Nachverfolgung und E-Mail-Kommunikation:
  Durchschnittlich 10–15 Stunden pro Monat gehen allein für das Nachfordern, Prüfen und Sortieren von Dokumenten verloren – das entspricht etwa 800–1.200 € Personalkosten.
• Baustopps und Verzögerungen:
  Fehlen wichtige Unterlagen, kann das Projekt ins Stocken geraten. Die indirekten Mehrkosten durch Stillstand oder Verwaltungsaufwand sind oft noch höher.

Selbst ohne Strafen oder Steuerabzüge summiert sich der interne Aufwand schnell auf über 1.000 € pro Monat.
Mit Tenera sinkt dieser Aufwand erfahrungsgemäß um 60–70 % – und sobald eine einzige Strafe oder Steuerhaftung vermieden wird, rechnet sich das System für ein ganzes Jahr.

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⚙️ So schützt Tenera Unternehmen

• Automatische Erinnerungen vor Ablauf von A1- und Freistellungsbescheinigungen
• Zentrale, prüfsichere Ablage aller Dokumente
• Selbstständiger Upload durch Nachunternehmen
• Audit-Timeline, die nachweist, wann welche Unterlage vorlag
• Übersicht über alle Projekte und Partner in Echtzeit

Ein einziges übersehenes Dokument kann mehr kosten als ein Jahr Tenera.
Mit automatisierten Workflows und Erinnerungen reduziert sich das Risiko auf nahezu null.

Ein digitales System wie Tenera sorgt dafür, dass kein Dokument übersehen wird,
minimiert internen Verwaltungsaufwand und schützt vor unnötigen Bußgeldern.

Kurz gesagt: Wer vorbeugt, spart.
Ein verpasstes Formular kann mehr kosten als ein ganzes Jahr digitale Sicherheit.

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